Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verzameld, is:

Voor alle vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw gegevens kunt u Novasar bereiken op het bovenstaande e-mailadres. Novasar heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld omdat de aard en omvang van de verwerkingen dat niet wettelijk verplicht maken. Uw vragen komen rechtstreeks bij Novasar terecht.

2. Waarover gaat dit beleid?

Dit privacybeleid gaat over de persoonsgegevens die Novasar als verantwoordelijke verwerkt: uw bezoek aan de website novasar.be, de berichten die u bezorgt en de gegevens van klanten, prospecten en contactpersonen. Verwerkt Novasar in een opdracht persoonsgegevens in opdracht van een klant dan handelt Novasar als verwerker en gelden de afspraken uit de verwerkersovereenkomst met die klant in plaats van dit beleid.

3. Welke gegevens verwerkt Novasar en waarom?

3.1 Gegevens die u zelf bezorgt via het contactformulier

Wanneer u het contactformulier invult of Novasar rechtstreeks mailt, worden verwerkt:

• Uw naam: om u correct aan te spreken en te weten met wie er contact is.
• Uw e-mailadres: om u te kunnen antwoorden.
• Uw bedrijf (optioneel): om uw vraag in de juiste context te plaatsen.
• De inhoud van uw bericht: om uw vraag te begrijpen en te beantwoorden.

Novasar gebruikt deze gegevens enkel om uw bericht te behandelen en u te antwoorden. Vloeit daaruit een gesprek of samenwerking voort dan maakt Novasar ook die verdere opvolging mogelijk. Uw gegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde direct marketing zonder uw toestemming.

3.2 Technische gegevens bij uw bezoek

Zoals bij elke website worden bij uw bezoek automatisch bepaalde technische gegevens verwerkt door de hostingpartner van Novasar, zoals uw IP-adres, het type browser en toestel en het tijdstip van uw bezoek. Deze gegevens zijn nodig om de website technisch te leveren, te beveiligen en storingen op te sporen. Ze worden niet gebruikt om u als individu te identificeren of te volgen.

3.3 Cookies

Novasar plaatst geen cookies zonder uw toestemming. Analytische cookies (Google Analytics) worden enkel geplaatst nadat u ze via de cookiebanner aanvaardt. De volledige uitleg vindt u in het cookiebeleid.

3.4 Gegevens van klanten, prospecten en contactpersonen

Bent u klant, prospect of contactpersoon van een klant dan verwerkt Novasar de gegevens die nodig zijn om de relatie en de opdrachten te beheren: uw naam en functie, contactgegevens (e-mail, telefoon, adres), de gevoerde communicatie en waar van toepassing offerte- en facturatiegegevens. Novasar verzamelt deze gegevens meestal rechtstreeks bij u of bij de onderneming die u vertegenwoordigt en soms uit openbare professionele bronnen. Uw rechten (zie punt 9) gelden hier onverkort.

Dit gaat over de persoonsgegevens waarvoor Novasar zelf verantwoordelijke is. Verwerkt Novasar in een opdracht persoonsgegevens in opdracht van een klant (bijvoorbeeld gegevens in de financiële of operationele data die worden geanalyseerd) dan treedt Novasar op als verwerker en worden de afspraken daarover vastgelegd in een aparte verwerkersovereenkomst met die klant, niet in dit beleid.

4. Op welke rechtsgrond verwerkt Novasar uw gegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) vereist een geldige rechtsgrond. Novasar baseert zich op:

• De uitvoering van een overeenkomst of stappen op uw verzoek (art. 6.1.b GDPR): wanneer u contact opneemt om informatie te vragen of een samenwerking te verkennen en wanneer Novasar een opdracht voor u uitvoert, worden de gegevens verwerkt die daarvoor nodig zijn.
• Het gerechtvaardigd belang van Novasar (art. 6.1.f GDPR): om binnenkomende berichten te kunnen beantwoorden en opvolgen en om de website veilig en werkend te houden. Novasar weegt dit belang af tegen uw rechten en verwerkt niet meer gegevens dan nodig.
• Uw toestemming (art. 6.1.a GDPR): voor verwerkingen waarvoor toestemming vereist is, zoals het plaatsen van analytische of marketingcookies. U kunt die toestemming op elk moment intrekken.
• Een wettelijke verplichting (art. 6.1.c GDPR): wanneer Novasar gegevens moet bewaren of verstrekken om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

5. Hoelang bewaart Novasar uw gegevens?

Novasar bewaart uw gegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden hierboven.

• Contactberichten: zolang als nodig om uw vraag te behandelen en de opvolging af te ronden. Ontstaat er geen samenwerking dan worden uw bericht en de bijhorende gegevens uiterlijk 12 maanden na het laatste contact verwijderd. Ontstaat er wel een samenwerking dan gelden de bewaartermijnen die bij die opdracht horen.
• Technische logbestanden: gedurende een beperkte periode, doorgaans enkele weken tot maanden, voor beveiliging en foutopsporing.
• Klant- en contactgegevens: gedurende de samenwerking en daarna zolang als nodig voor de opvolging en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
• Wettelijke bewaarplicht: gaat uw bericht over uit te voeren of uitgevoerde diensten dan kan Novasar bepaalde gegevens langer moeten bewaren om aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen te voldoen (in België in de regel zeven jaar).

6. Met wie deelt Novasar uw gegevens?

Novasar verkoopt uw gegevens nooit en deelt ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. Novasar doet wel een beroep op zorgvuldig gekozen dienstverleners die als verwerker in opdracht van en volgens de instructies van Novasar handelen en met wie de wettelijk vereiste verwerkersovereenkomsten worden gesloten:

• Scaleway SAS (Frankrijk): levert de e-maildienst (Transactional Email) waarmee uw bericht vanaf de website naar de mailbox van Novasar wordt verstuurd. De verwerking gebeurt binnen de Europese Economische Ruimte (regio Parijs).
• Vercel Inc. (Verenigde Staten): host en levert de website en verwerkt daarbij de technische gegevens uit punt 3.2.
• Google Ireland Limited: enkel wanneer u de analytische cookies (Google Analytics) aanvaardt. Weigert u dan worden er geen gegevens met Google gedeeld. Zie het cookiebeleid.

Daarnaast kan Novasar uw gegevens verstrekken aan bevoegde overheden of instanties wanneer dat wettelijk verplicht is.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners van Novasar zijn gevestigd in of verwerken gegevens in de Verenigde Staten (Vercel en bij activering Google). Voor die doorgiften steunt Novasar op passende waarborgen zoals bedoeld in de GDPR, in het bijzonder het EU-VS Data Privacy Framework en/of de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Zo blijft uw gegevensbescherming ook buiten de EER op een gelijkwaardig niveau. Op eenvoudig verzoek bezorgt Novasar u meer informatie over deze waarborgen.

8. Hoe beveiligt Novasar uw gegevens?

Novasar neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Zo verloopt de verzending van het contactformulier volledig langs de server van Novasar (uw gegevens worden niet vanuit uw browser naar derden gestuurd), wordt de verbinding met de website versleuteld (HTTPS) en is de toegang tot uw berichten beperkt tot wie ze nodig heeft. Geen enkele overdracht of opslag is volledig risicoloos, maar Novasar streeft naar een beschermingsniveau dat past bij de gevoeligheid van de gegevens.

9. Welke rechten heeft u?

Onder de GDPR heeft u ten aanzien van uw persoonsgegevens de volgende rechten:

• Recht op inzage: weten of en welke gegevens Novasar van u verwerkt en er een kopie van vragen.
• Recht op verbetering: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op wissing: uw gegevens laten verwijderen wanneer Novasar ze niet langer nodig heeft.
• Recht op beperking: de verwerking tijdelijk laten stopzetten in bepaalde gevallen.
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op grond van het gerechtvaardigd belang van Novasar.
• Recht op overdraagbaarheid: de gegevens die u bezorgde in een gangbaar formaat ontvangen.
• Recht om uw toestemming in te trekken: zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking vóór de intrekking.

U oefent deze rechten uit door Novasar te mailen op contact@novasar.be. Om uw privacy te beschermen kan Novasar u vragen uw identiteit te bevestigen. Novasar reageert binnen de wettelijke termijn van één maand, die in complexe gevallen kan worden verlengd. Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos.

10. Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Meent u dat Novasar uw gegevens niet correct verwerkt, contacteer Novasar dan gerust eerst zodat er samen naar een oplossing gezocht kan worden. U heeft ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:

11. Minderjarigen

De website en diensten van Novasar zijn gericht op ondernemingen en niet op kinderen. Novasar verzamelt niet bewust gegevens van minderjarigen. Meent u dat een minderjarige toch gegevens heeft bezorgd, neem dan contact op zodat die verwijderd kunnen worden.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Novasar neemt geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking (waaronder profiling) en die rechtsgevolgen voor u hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

13. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Novasar kan dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de werkwijze of de regelgeving wijzigt. De meest recente versie staat steeds op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste aanpassing. Bij ingrijpende wijzigingen informeert Novasar u waar passend actief.

14. Contact

Vragen of opmerkingen over dit privacybeleid? Mail naar contact@novasar.be. Novasar helpt u graag verder.